194 – Actas de Asambleas que deben protocolizarse para efectos de los diversos trámites relacionados con la Certificación en IVA e IEPS / Minutes of Assemblies that must be set in to notarized protocol for the purposes of the various procedures related to the VAT and STPS Certification
Al día de hoy existen aproximadamente 3500 empresas certificadas en la modalidad IVA e IEPS en todo el país, y dentro de sus obligaciones, específicamente la señalada en la regla 7.1.1., primer párrafo Fracción I, así como las diversas estipuladas en la regla 7.2.1., ambas de las Reglas Generales de Comercio Exterior vigentes, nace una de las dudas más recurrentes, consistente en conocer cuáles son las actas de asamblea que se deben protocolizar ante Notario Público.
Esta cuestión surge debido a que la citada regla 7.1.1., señala que las personas morales, deberán estar constituidas conforme a la legislación mexicana, lo que nos remite a la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) que a su vez nos dice en su artículo 5º que las sociedades se constituirán ante fedatario público y en la misma forma se harán constar sus modificaciones, razón por la cual se genera la principal duda, si cualquier acta de asamblea se debe protocolizar ante notario público, o solo las establecidas en la ley.
Por otra parte la regla 7.2.1., nos referencia que para cumplir con el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas se debe reportar mensualmente a la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE) a través de la Ventanilla Digital, durante los primeros 5 días de cada mes, las modificaciones de socios, accionistas, según corresponda, representante legal con facultad para actos de dominio o integrantes de la administración, sin hacer mención respecto a si los citados cambios en el consejo administrativo, deban ser protocolizados ante fedatario.
En virtud de lo anterior y en la búsqueda de esclarecer esta incertidumbre, nos remitimos al contenido de los artículos 181 y 182, así como el 194, todos la LGSM, los cuales a groso modo indican que solo las actas de asambleas extraordinarias deberán protocolizarse ante Notario Público, y solamente cuando una ordinaria no pudiera registrarse en el libro respectivo, deberá también seguir lo dispuesto para las actas extraordinarias.
Bajo las anteriores consideraciones, y en atención a lo dispuesto por los ordenamientos antes citados, es dable advertir que la obligación de protocolizar actas recae exclusivamente sobre las asambleas extraordinarias, y las ordinarias solo en el supuesto específico mencionado en el párrafo anterior, no obstante ello, en la práctica nos encontramos que la autoridad contrariando dichas disposiciones puede llegar a requerirnos que todas las actas ordinarias queden asentadas en instrumento notarial, independientemente del supuesto en que se encuentren.
Por lo que en conclusión tratándose de un requerimiento por la autoridad, las empresas optan por proceder a la protocolización de las actas, aun cuando no están obligadas conforme a las disposiciones que lo regulan, a fin de no poner en riesgo su Certificación en modalidad de IVA e IEPS.
Sin otro asunto en particular quedamos a sus órdenes para cualquier duda o aclaración respecto de la presente información.
Atentamente
División de Consultoría en Comercio Internacional y Aduanas
TLC Asociados, S.C.
Prohibida la reproducción parcial o total. Todos los derechos reservados de TLC Asociados, S.C. El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto TLC Asociados, S.C., su equipo y su autor, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el lector o destinatario le pueda dar.
There are approximately 3,500 companies certified in the VAT and STPS modality to date throughout the country, and within their obligations, specifically the one indicated in rule 7.1.1., first paragraph, section I, as well as the various stipulated in the rule 7.2.1., Both of the General Rules of Foreign Trade in force, one of the most recurrent doubts arises, consisting of knowing which are the minutes of assembly that must be set in to notarized protocol before a Notary Public.
This question arises because the aforementioned rule 7.1.1., states that the legal entities must be constituted in accordance with mexican legislation, which refers us to the General Act of Commercial Companies (GACC) which in turn tells us in its Article 5 that the companies will be constituted before a notary public and in the same way their modifications will be stated, reason for which the main doubt is generated, if any act of assembly must be notarized before a notary public, or only those established in the law.
On the other hand, rule 7.2.1., indicates that in order to comply with the Company Certification Scheme Registration, it must be reported monthly to the General Administration of Foreign Trade Audit (GAFTA) through the Digital Window, during the First 5 days of each month, any modifications of partners, shareholders, as appropriate, legal representative with authority for acts of ownership or members of the administration, without mentioning whether the aforementioned changes in the administrative board, should be set in to notarized protocol before notary.
By virtue of the above and in the search to clarify this uncertainty, we refer to the content of articles 181 and 182, as well as 194, all the GACC, which roughly indicate that only the minutes of extraordinary assemblies should be set in to notarized protocol before Notary Public, and only when an ordinary one cannot register in the respective book, it must also follow the provisions for extraordinary minutes.
Under the aforementioned considerations, and in accordance with the provisions of the aforementioned legal systems, it should be noted that the obligation to set minutes in to notarized protocol rests exclusively with the extraordinary assemblies, and ordinary ones only in the specific case mentioned in the preceding paragraph, this notwithstanding, in practice we find that the authority opposing these provisions may require us to have all the ordinary acts settled in a notarial instrument, regardless of the case in which they are found.
So in conclusion in the case of a requirement by the authority, companies choose to proceed with the protocolization of the minutes, even if they are not obligated according to the provisions that regulate it, in order not to jeopardize their certification in the form of VAT and STPS.
Without anything else at this moment, do not hesitate to contact us.
Sincerely,
Foreign Trade and Customs Consultancy Division of
TLC Asociados, S.C.
Partial or total reproduction is prohibited. All rights reserved to TLC Asociados, S.C. The content of this article is not a private consultation, therefore, TLC Asociados, S.C., and its team and author, are not responsible for any interpretation or use that the reader or recipient could give to it.
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194 – Actas de Asambleas que deben protocolizarse para efectos de los diversos trámites relacionados con la Certificación en IVA e IEPS / Minutes of Assemblies that must be set in to notarized protocol for the purposes of the various procedures related to the VAT and STPS Certification
Al día de hoy existen aproximadamente 3500 empresas certificadas en la modalidad IVA e IEPS en todo el país, y dentro de sus obligaciones, específicamente la señalada en la regla 7.1.1., primer párrafo Fracción I, así como las diversas estipuladas en la regla 7.2.1., ambas de las Reglas Generales de Comercio Exterior vigentes, nace una de las dudas más recurrentes, consistente en conocer cuáles son las actas de asamblea que se deben protocolizar ante Notario Público.
Esta cuestión surge debido a que la citada regla 7.1.1., señala que las personas morales, deberán estar constituidas conforme a la legislación mexicana, lo que nos remite a la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) que a su vez nos dice en su artículo 5º que las sociedades se constituirán ante fedatario público y en la misma forma se harán constar sus modificaciones, razón por la cual se genera la principal duda, si cualquier acta de asamblea se debe protocolizar ante notario público, o solo las establecidas en la ley.
Por otra parte la regla 7.2.1., nos referencia que para cumplir con el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas se debe reportar mensualmente a la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE) a través de la Ventanilla Digital, durante los primeros 5 días de cada mes, las modificaciones de socios, accionistas, según corresponda, representante legal con facultad para actos de dominio o integrantes de la administración, sin hacer mención respecto a si los citados cambios en el consejo administrativo, deban ser protocolizados ante fedatario.
En virtud de lo anterior y en la búsqueda de esclarecer esta incertidumbre, nos remitimos al contenido de los artículos 181 y 182, así como el 194, todos la LGSM, los cuales a groso modo indican que solo las actas de asambleas extraordinarias deberán protocolizarse ante Notario Público, y solamente cuando una ordinaria no pudiera registrarse en el libro respectivo, deberá también seguir lo dispuesto para las actas extraordinarias.
Bajo las anteriores consideraciones, y en atención a lo dispuesto por los ordenamientos antes citados, es dable advertir que la obligación de protocolizar actas recae exclusivamente sobre las asambleas extraordinarias, y las ordinarias solo en el supuesto específico mencionado en el párrafo anterior, no obstante ello, en la práctica nos encontramos que la autoridad contrariando dichas disposiciones puede llegar a requerirnos que todas las actas ordinarias queden asentadas en instrumento notarial, independientemente del supuesto en que se encuentren.
Por lo que en conclusión tratándose de un requerimiento por la autoridad, las empresas optan por proceder a la protocolización de las actas, aun cuando no están obligadas conforme a las disposiciones que lo regulan, a fin de no poner en riesgo su Certificación en modalidad de IVA e IEPS.
Sin otro asunto en particular quedamos a sus órdenes para cualquier duda o aclaración respecto de la presente información.
Atentamente
División de Consultoría en Comercio Internacional y Aduanas
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There are approximately 3,500 companies certified in the VAT and STPS modality to date throughout the country, and within their obligations, specifically the one indicated in rule 7.1.1., first paragraph, section I, as well as the various stipulated in the rule 7.2.1., Both of the General Rules of Foreign Trade in force, one of the most recurrent doubts arises, consisting of knowing which are the minutes of assembly that must be set in to notarized protocol before a Notary Public.
This question arises because the aforementioned rule 7.1.1., states that the legal entities must be constituted in accordance with mexican legislation, which refers us to the General Act of Commercial Companies (GACC) which in turn tells us in its Article 5 that the companies will be constituted before a notary public and in the same way their modifications will be stated, reason for which the main doubt is generated, if any act of assembly must be notarized before a notary public, or only those established in the law.
On the other hand, rule 7.2.1., indicates that in order to comply with the Company Certification Scheme Registration, it must be reported monthly to the General Administration of Foreign Trade Audit (GAFTA) through the Digital Window, during the First 5 days of each month, any modifications of partners, shareholders, as appropriate, legal representative with authority for acts of ownership or members of the administration, without mentioning whether the aforementioned changes in the administrative board, should be set in to notarized protocol before notary.
By virtue of the above and in the search to clarify this uncertainty, we refer to the content of articles 181 and 182, as well as 194, all the GACC, which roughly indicate that only the minutes of extraordinary assemblies should be set in to notarized protocol before Notary Public, and only when an ordinary one cannot register in the respective book, it must also follow the provisions for extraordinary minutes.
Under the aforementioned considerations, and in accordance with the provisions of the aforementioned legal systems, it should be noted that the obligation to set minutes in to notarized protocol rests exclusively with the extraordinary assemblies, and ordinary ones only in the specific case mentioned in the preceding paragraph, this notwithstanding, in practice we find that the authority opposing these provisions may require us to have all the ordinary acts settled in a notarial instrument, regardless of the case in which they are found.
So in conclusion in the case of a requirement by the authority, companies choose to proceed with the protocolization of the minutes, even if they are not obligated according to the provisions that regulate it, in order not to jeopardize their certification in the form of VAT and STPS.
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