La capacitación y formación del personal que colabora en una organización es de suma importancia porque permite adquirir competencias para el mejor desempeño de las actividades, incrementa la calidad de vida, además de brindar la oportunidad para desarrollarse técnica o profesionalmente dentro de la empresa, entre otros beneficios para el trabajador. De hecho, la Ley Federal del Trabajo señala que es una obligación de los patrones proporcionar capacitación y adiestramiento a sus trabajadores.[1]

Los Sistema de Gestión de Cumplimiento consideran la capacitación y la formación como un elemento esencial para             considerar que las organizaciones cumplen con las políticas del debido cumplimiento o integridad, por ejemplo: la Ley General de Responsabilidad Administrativa señala que un componente de la política de integridad el contar con sistemas y procesos adecuados de entrenamiento y capacitación respecto de las medidas de integridad.[2] Asimismo, la Ley Federal de Responsabilidad Ambiental para la reducción de sanciones menciona que es un requisito tener un sistema interno de gestión y capacitación ambiental en funcionamiento permanente. Cabe mencionar, que la Ley Aduanera, salvo la autorización del Operador Económico Autorizado, y el Código Penal Federal no contemplan esta obligación en materia del debido control o cumplimiento.

La ISO 19600:2014 del Sistema de Gestión de Cumplimiento contempla un apartado dedicado a la “Competencia y Formación”[3] donde establece una serie de recomendaciones para los trabajadores que participan en el sistema de gestión asegurando que tienen las competencias, educación y experiencia para desempeñar las actividades de cumplimiento.

En este contexto, el punto 6.2.2 de formación indica lo siguiente: “el órgano de gobierno, la gerencia y todos los empleados deberían ser competentes para cumplir estos de manera eficaz. La obtención de la competencia se puede lograr de muchas maneras, incluyendo habilidades y conocimientos necesarios a través de la educación, formación o experiencia laboral”. […] “La formación adecuadamente diseñada y ejecutada puede proporcionar una manera eficaz para que los empleados comuniquen riesgos de cumplimientos no identificados”.

En España, en materia penal la UNE 19601:2017 “Sistemas de gestión de compliance penal”, y en el ámbito fiscal con la UNE 19602:2019 “Sistemas de gestión de compliance Tributario”, contiene un apartado de    7.4 “Formación y concienciación de compliance”, mismo que indica que la organización debe fomentar que los miembros de la organización, se conciencien y se forme adecuada, eficaz y proporcionalmente respecto de los riesgos penales o tributarios, con la finalidad de evitarlos, detectarlos o saberlos gestionar conforme al sistema de gestión de compliance penal o tributario, sobre todo a quienes ocupan posiciones potencialmente expuestas.

En relación con la temática, consideremos algunos de los puntos que señala la metodología de los sistemas de gestión de cumplimiento para aplicarlos en la capacitación y formación aduanera y de comercio exterior del personal clave que labora en una agencia aduanal, empresas importadoras o exportadoras, empresa IMMEX, logística, o cualquiera que realice actividades de comercio exterior y aduanas.

• Las actividades que realiza el personal de aduanas, comercio exterior o logística son distintas conforme a las funciones encomendadas, por lo que deben de recibir capacitación especial acorde a su responsabilidad y riesgos de cumplimiento, como sabemos existe un alto riesgo de sanciones y penas para la organización cuando hay una declaración incorrecta de las mercancías.

• También podrá valorarse los conocimientos y competencia de los empleados, por ejemplo, la experiencia en el área, grado académico, especialidad o técnicas adquiridas.

• Considerar el historial de las capacitaciones en materia aduanera y de comercio exterior que ha cursado el personal desde su inicio y durante su estancia en la organización, incluyendo a los socios comerciales.

• Realizar un programa de formación anual y contemplar la capacitación aduanera con temas claves que sirvan para actuar de forma preventiva en la gestión de trámites y operación aduanera de la organización.

• La capacitación podrá orientarse al nivel básico, intermedio y avanzado acorde a las actividades del personal aduanero que realiza dentro y fuera de la organización.

• La capacitación tiene que estar dirigida al sector y las actividades que desempeñan o relacionadas, por ejemplo, si se trata del sector automotriz, medico, perecedero, eléctrico, plástico, entre otros sectores, para el área de importación, exportación, logística, jurídico, operativo, seguridad, etc.

• Evaluar la eficacia de la capacitación aduanera, de lo contrario imaginemos que el personal asiste a cursos, talleres, diplomados, seminarios o cualquier otro tipo de formación educativa sobre temas aduaneros, por ejemplo: sistema de control de Anexo 24 y Anexo 31, auditorias preventivas, revisión de pedimentos, clasificación arancelaria, infracciones y sanciones aduaneras, delitos y penas de contrabando, gestión de tramites de regulaciones no arancelarias, cumplimiento de obligaciones IMMEX, certificaciones, términos de comercio internacional, etc., y que a pesar de ellos, existe un alto índice de inconsistencias o incidencias en las actividades de la organización, por lo que es factible considerar que no se han obtenido los resultados exitosos de la capacitación.

• La actualización de las áreas de comercio exterior y aduanas es fundamental para la gestión de trámites y las operaciones aduaneras derivado de los constantes cambios, por lo que es requerido conocer las novedades de que aquellas reformas que requieran nuevos controles o modificar los existentes.

• Evaluar periódicamente los reportes de hallazgos de las infracciones y sanciones para tomar en cuenta cuales son las capacitaciones que deben reforzar con conocimientos con el objetivo de disminuir el riesgo aduanero.

• Adicionalmente, también es factible reforzar los conocimientos generales con materia afines, por ejemplo, contabilidad, legal, logística, entre otros temas, buscando un mayor entendimiento del impacto múltiple que puede presentarse en ciertas situaciones.

• Las capacitaciones deben reanudarse cuando haya cambios o modificaciones a la estructura de la organización, políticas, posiciones laborales, nuevos procesos productivos o de servicios.

• Mantener los registros de las capacitaciones y evaluaciones de los temas que han sido impartidos de forma directa o indirecta del personal aduanero y los socios comerciales.

Sin duda, la capacitación y la formación del personal es una inversión para fomentar y mantener el constante el cumplimiento de las obligaciones aduaneras de la organización.

“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar, implementar estrategias y dar cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.

Para más información o comentarios sobre esta publicación contacte a:

Ricardo Méndez Castro

ricardo@www.tlcasociados.com.mx

Director de Consultoría

TLC Asociados SC

[1] Cfr. Artículo 132, fracción XV Ley Federal del Trabajo.

[2] Cfr. Artículo 25, fracción V de la Ley General de Responsabilidad Administrativa.

[3] Cfr. Punto 6.2 de la ISO 19600:2014.