Para comenzar es importante preguntarnos ¿Qué es un Compliance Officer (oficial de cumplimiento)? la autora Sylvia Enseñat de Carlos define que “es la persona en la que los administradores y directivos de una empresa confían para asegurarse de que existe un entorno de control robusto que permita prevenir situaciones de riesgo, tales como la corrupción, el fraude, las malas prácticas comerciales o las prácticas fraudulentas con la clientela”. Adicionalmente, la especialista señala los aspectos cruciales para que este puesto sea efectivo deben cumplirse con los requisitos de independencia, autoridad, recursos suficientes, acceso a toda la información, responsabilidades definidas y libertad de información a la alta dirección.

En la actualidad los operadores del comercio exterior implantan esquemas de control dentro de la organización, que bien podrá ser ejecutado por un grupo colegiado o departamento interno con supervisión externa, que fungen como responsable del cumplimiento normativo de las materias aduaneras y de comercio exterior relacionado con las actividades nacionales e internacionales que efectúa la organización empresarial, lo que permite incorporar mejores prácticas corporativas a través de la evaluación de riesgos que tienen como beneficio de fomentar la cultura del cumplimiento normativo, ahorros en logística, evitar litigios onerosos, o en su caso, eximir o atenuar la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos relacionados con el contrabando.

En este contexto, si una organización empresarial que realice actividades de comercio exterior incorpora la Dirección de Cumplimiento Normativo Aduanero y de Comercio Exterior o Auditor de Cumplimiento en Materia Aduanera y de Comercio Exterior por parte del Órgano de Gobierno tendrá las tareas de prevención de riesgos, detección inconformidades y comunicar la información con el objetivo de dar plena observancia a las obligaciones relacionadas con la actividad aduanera y de comercio exterior.

Cabe destacar, el Compliance Officer es un delegado dependiente del órgano de la administración o de gobierno para supervisar y vigilar el cumplimiento, que por el momento la normatividad no establece responsabilidad solidaria de las sanciones administrativas o penales directas o por omisión a quienes desarrollen actividades de cumplimiento, salvo en aquellas que hayan estado involucrado en actos ilícitos. Sobre este aspecto, el magistrado y juez español Eloy Velasco Núñez, y la abogada Saura Alberdi Beatriz mencionan que el oficial de cumplimiento no alcanza la condición de garante, y por ende, no responderá por los delitos de la persona jurídica a la que asesora.

Algunas de las actividades propuestas que podrán llevarse a cabo de forma enunciativa más no limitativas, son las que se enlistan a continuación:

• Implantar metodología de estándares a nivel internacional, así como sus equivalentes a nivel nacional, entre otros. Algunas normas de referencia son las ISO 19600 Sistemas de Gestión de Cumplimiento, ISO 31000 de Gestión del Riesgo, y el ISO 37000 Sistema de Gestión Anti-soborno.

• Establecer comunicación efectiva de la alta dirección con los socios, accionistas, consejo de administración y representantes legales nacionales y/o extranjeros en relación con el cumplimiento de obligaciones fiscales y aduaneras, y en el caso de posibles denuncias o querellas por parte del SAT.

• Establecer comunicación efectiva interna con líderes clave que influyen en las actividades de comercio exterior de la organización. Por ejemplo: las áreas de finanzas, comercio exterior, logística, recursos humanos, ambiental, ingeniería de procesos, entre otras.

• Diseñar canales de denuncia interna (whistleblowing) sobre fraudes aduaneros, sobornos o malas prácticas corporativas de los empleados o partes interesadas (stakeholders), así como las sanciones administrativas internas correspondientes a quienes incumplan las políticas y procedimiento de cumplimiento.

• Elaborar una matriz de seguridad de las obligaciones generales y permanentes que debe cumplir la empresa en relación con las autorizaciones otorgadas, incluyendo las responsabilidades solidarias de los socios, accionistas, miembros del consejo y representantes legales.

• Implementar e identificar en metodologías de riesgos y en la matriz de seguridad clasificar los riesgos de menor, mediano y mayor rango que impactan las operaciones de comercio exterior, así como las autorizaciones, permisos o registros con que cuenta la empresa en el ámbito aduanero.

• Implementar o modificar procedimientos incorporando mejores prácticas en las actividades de importaciones y exportaciones que sean repetitivas en la empresa.

• Elaborar planeaciones estratégicas sobre los nuevos procedimientos que se incorporan a la normatividad nacional e internacional, así como desarrollar planes de acciones contingencias sobre de las actividades de comercio exterior.

• Incorporar mejores prácticas en las actividades y procesos que desarrolla en la empresa en materia de comercio exterior y aduanas.

• Compartir información oficial pública con proveedores y compradores, sean nacionales o extranjeros, para verificar las obligaciones fiscales y aduaneras que tienen un impacto en la toma decisiones de la organización.

• Supervisar las actividades del departamento de importaciones, exportaciones, tráfico, logística y envíos de mercancías se lleven a cabo estrictamente apegados a la normatividad aduanera y de comercio exterior.

• Verificar y mantener el nivel de cumplimiento de las obligaciones permanentes vinculadas con las autorizaciones, certificaciones, programas y registros emitidos por las autoridades aduaneras.

• Asegurar el cumplimiento de las operaciones en relación con el valor aduana, fracción arancelaria, regulaciones no arancelarias y el origen de las mercancías para efectos de goce de preferencias arancelarias.

• Capacitar a las áreas involucradas sobre los nuevos procedimientos y fomentar la cultura del cumplimiento normativo evitando las malas prácticas de cohecho y sobornos.

• Efectuar consultas o plantear la aclaración de las resoluciones anticipadas ante las autoridades administrativas y aduaneras sobre temas aduaneros y de comercio exterior.

• Practicar auditorías electrónicas periódicamente sobre la información oficial aduanera de las operaciones de comercio exterior para detectar omisiones o inconsistencia en las operaciones, y con ello evitar omisiones, así como fraudes fiscales y aduaneros.

• Integrar el expediente electrónico de los trámites relacionados con las operaciones de exportación y de mercancías para ser presentado en tiempo y forma a las autoridades fiscales y aduanera en el ejercicio de sus facultades de fiscalización.

• Integrar el expediente documental de las obligaciones de cumplimiento permanente de cada autorización, programa, certificación o registro expedido por las autoridades administrativas competentes para ser presentados en el ejercicio de actos de supervisión.

• Presentar informe de manera periódica a los socios, accionistas, representantes legales y la alta gerencia sobre el estatus general o detalles particulares de la situación de las operaciones de las empresas.

• Elaborar reportes periódicos sobre las contingencias detectas y el impacto negativo que es factible que surjan en la empresa, además generar alternativas de cumplimiento en forma espontánea, rectificaciones y regularizaciones de mercancías.

• Evitar requerimientos, suspensiones y cancelaciones de parte de las autoridades aduaneras las autorizaciones, certificaciones, programas y registros de las empresas. Adicionalmente, procura que sean generados créditos fiscales, así como sanciones económicas y penales.

• Participar y coordinar el ejercicio de las facultades de comprobación de las autoridades aduaneras y administrativas en visitas domiciliarias, revisiones de gabinetes, revisiones electrónicas, así como de otras facultades como son las de supervisión y verificación de cumplimiento por autoridades administrativas, aduaneras y fiscales.

Una práctica recomendada por especialistas en Compliance es que la función del cumplimiento normativo aduanero y de comercio exterior debe incorporarse de forma transversal al cumplimiento de otros departamentos dentro de la organización empresarial, con la finalidad de diseñar estrategias fiscales y aduaneras especializadas de acuerdo con las actividades de los importadores y exportadores que permitan dar cabal el cumplimiento normativo, sin minimizar la importancia de otras actividades dentro de la estructura organizacional.

También, es imprescindible contar con herramientas tecnológicas que revisen de forma minuciosa las operaciones de comercio exterior con el objetivo de detectar de forma preventiva omisiones de contribuciones al comercio exterior o inconsistencias en la información declaradas en los pedimentos y demás documentación aduanera.

Por último, es de suma transcendencia contar con capacitación continua en todos los niveles de la organización para todas las áreas involucradas en la operación aduanera con el objetivo fomentar la cultura del cumplimiento ético y normativo evitando las malas prácticas corporativas y las sanciones y penalidades que restrinjan la continuidad del negocio.

“En TLC Asociados, desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar, implementar estrategias y dar cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.

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Mtro. Ricardo Méndez Castro

División de Consultoría

TLC Asociados SC

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