CONSEJOS DEL COMPLIANCE ADUANERO 360º
CONSEJOS DEL COMPLIANCE ADUANERO 360º
Planear – Hacer – Verificar – Actuar
En la actualidad se ha desarrollando una tendencia internacional de las empresas transnacionales de incorporar en su estructura organizacional la regulación o normatividad corporativa interna emitida por organizaciones internacionales pública o privadas, conocidas en el idioma anglosajón como “soft law” o “soft regulation”, con características de normas éticas y morales que se desarrollen dentro del sistema jurídico nacional e internacional.
Por otra parte, el Estado ha reconocido la utilización de estándares o normas complementarias internacionales como esquemas de facilitación para las empresas que reúnan ciertos requisitos de cumplimiento, lo que permite reducir las sanciones pecuniarias y penalidades para aquellas organizaciones empresariales que hayan llevado a cabo actividades ilícitas o delictivas en el ámbito administrativo y/o penal.
Ante esta situación, los actores del comercio exterior buscan incorporar esquemas de control dentro de la organización, que bien son ejecutados por un grupo colegiado o departamento interno con supervisión externa, que funja como responsable o comisario del cumplimiento normativo vinculado en materia aduanera y de comercio exterior de las actividades que efectúa una organización empresarial, lo que permite incorporar mejores prácticas corporativas a través de la evaluación de riesgos que tienen como beneficio el cumplimiento de la normatividad, ahorros en logística y litigios onerosos.
De esta manera, surge en el ámbito empresarial internacional la “Dirección de Cumplimiento Normativo Aduanero y de Comercio Exterior”, también conocido en otros países como International Trade or Global Trade Compliance Officer, puesto ocupado frecuentemente por un profesional con formación jurídica y operativa especializado en las materias de derecho aduanero y derecho de comercio exterior que tiene la responsabilidad de supervisar el cumplimiento de las obligaciones aduaneras, fiscales y de comercio exterior de una organización empresarial.
Asimismo, realiza la evaluación de los riesgos del impacto que pueden generarse por inconsistencias detectadas en las operaciones de comercio exterior, además de desarrollar acciones y correctivas para prevenir contingencias en el futuro, siempre cumpliendo con el código de ética corporativo y el marco legal de las empresas, utilizando metodología basada en los estándares internacionales o nacionales sobre códigos de conducta o gestión de cumplimiento normativo.
En este orden de ideas, a continuación se dan a conocer algunas de las actividades propuestas que podrán llevarse a cabo de forma enunciativa, mismas que se enlistan a continuación:
- Incorporar en la organización por el órgano de gobierno la Dirección de Cumplimiento Normativo Aduanero y de Comercio Exterior con el objetivo de dar plena observancia a las obligaciones relacionadas con la actividad aduanera y de comercio exterior.
- Establecer comunicación efectiva de la alta dirección con los socios, accionistas, consejo de administración y representantes legales nacionales y/o extranjeros en relación con el cumplimiento de obligaciones fiscales y aduaneras, y en el caso de posibles denuncias o querellas por parte del SAT.
- Establecer comunicación efectiva interna con líderes clave que influyen en las actividades de comercio exterior de la organización. Por ejemplo: las áreas de finanzas, comercio exterior, logística, recursos humanos, ambiental, ingeniería de procesos, entre otras.
- Diseñar canales de denuncia interna (whistleblowing) sobre fraudes aduaneros, sobornos o malas prácticas corporativas.
- Elaborar una matriz de seguridad de las obligaciones generales y permanentes que debe cumplir la empresa en relación con las autorizaciones otorgadas, incluyendo las responsabilidades solidarias de los socios, accionistas, miembros del consejo y representantes legales.
- Identificar en la matriz de seguridad los riesgos de menor, mediano y mayor rango que impactan las operaciones de comercio exterior y los registros o permisos con que cuenta la empresa en el ámbito aduanero.
- Implementar o modificar procedimientos incorporando mejores prácticas en las actividades de importaciones y exportaciones que sean repetitivas en la empresa.
- Elaborar planeaciones estratégicas sobre los nuevos procedimientos que se incorporan a la normatividad nacional e internacional, así como desarrollar planes de acciones contingencias sobre de las actividades de comercio exterior.
- Incorporar mejores prácticas en las actividades y procesos que desarrolla en la empresa en materia de comercio exterior y aduanas.
- Compartir información oficial pública con proveedores y compradores, sean nacionales o extranjeros, para verificar las obligaciones fiscales y aduaneras que tienen un impacto en la toma decisiones de la organización.
- Supervisar las actividades del departamento de importaciones, exportaciones, tráfico, logística y envíos de mercancías se lleven a cabo estrictamente apegados a la normatividad aduanera y de comercio exterior.
- Verificar y mantener el nivel de cumplimiento de las obligaciones permanentes vinculadas con las autorizaciones, certificaciones, programas y registros emitidos por las autoridades aduaneras.
- Asegurar el cumplimiento de las operaciones en relación con el valor aduana, fracción arancelaria, regulaciones no arancelarias y el origen de las mercancías para efectos de goce de preferencias arancelarias.
- Capacitar a las áreas involucradas sobre los nuevos procedimientos y fomentar la cultura del cumplimiento normativo evitando las malas prácticas de cohecho y sobornos.
- Efectuar consultas o plantear la aclaración de las resoluciones anticipadas ante las autoridades administrativas y aduaneras sobre temas aduaneros y de comercio exterior.
- Practicar auditorías electrónicas periódicamente sobre la información oficial aduanera de las operaciones de comercio exterior para detectar omisiones o inconsistencia en las operaciones, y con ello evitar omisiones, así como fraudes fiscales y aduaneros.
- Integrar el expediente electrónico de los trámites relacionados con las operaciones de exportación y de mercancías para ser presentado en tiempo y forma a las autoridades fiscales y aduanera en el ejercicio de sus facultades de fiscalización.
- Integrar el expediente documental de las obligaciones de cumplimiento permanente de cada autorización, programa, certificación o registro expedido por las autoridades administrativas competentes para ser presentados en el ejercicio de actos de supervisión.
- Presentar informes de manera periódica los socios, accionistas, representantes legales y la alta gerencia sobre el estatus general o detalles particulares de la situación de las operaciones de las empresas.
- Elaborar reportes periódicos sobre las contingencias detectas y el impacto negativo que es factible que surjan en la empresa, además generar alternativas de cumplimiento en forma espontánea, rectificaciones y regularizaciones de mercancías.
- Evitar requerimientos, suspensiones y cancelaciones de parte de las autoridades aduaneras las autorizaciones, certificaciones, programas y registros de las empresas. Adicionalmente, procura que sean generados créditos fiscales, así como sanciones económicas y penales.
- Participar y coordinar el ejercicio de las facultades de comprobación de las autoridades aduaneras y administrativas en visitas domiciliarias, revisiones de gabinetes, revisiones electrónicas, así como de otras facultades como son las de supervisión y verificación de cumplimiento por autoridades administrativas, aduaneras y fiscales.
- Implementar metodología de estándares a nivel internacional, así como sus equivalentes a nivel nacional, entre otros.
La función del cumplimiento normativo aduanero y de comercio exterior debe incorporarse de forma transversal al cumplimiento de otros departamentos dentro de la organización empresarial, con la finalidad de diseñar estrategias fiscales y aduaneras especializadas de acuerdo con las actividades de los importadores y exportadores que permitan dar cabal el cumplimiento normativo, sin minimizar la importancia de otras actividades dentro de la estructura organizacional.
También, es imprescindible contar con herramientas tecnológicas que revisen de forma minuciosa las operaciones de comercio exterior con el objetivo de detectar de forma preventiva omisiones de contribuciones al comercio exterior o inconsistencias en la información declaradas en los pedimentos y demás documentación aduanera.
Finalmente, es de suma transcendencia contar con capacitación continua de alto desempeño y rendimiento para todas las áreas involucradas en la operación aduanera con el objetivo fomentar la cultura del cumplimiento ético y normativo evitando las malas prácticas corporativas.
Mtro Ricardo Méndez Castro
ricardo@www.tlcasociados.com.mx
División de Consultoría
TLC ASOCIADOS, SC.
Dirección Académica
TRADE & LAW COLLEGE