Cumplimiento de la Certificación de IVA e IEPS, PMFR – Parte II
Recientemente, el Servicio de Administración Tributaria dio a conocer a través de redes sociales el Plan Maestro de Fiscalización y Recaudación del periodo 2023[1] en donde se contemplan las estrategias coordinadas de ejecutar diversas acciones de fiscalización en las operaciones de comercio exterior enfocándose principalmente en las importaciones temporales y verificaciones de origen, así como en conductas específicas como la subvaluación, uso indebido de los tratados del libre comercio, y la verificación del cumplimiento de obligaciones en materia de la certificación de IVA e IEPS.
En esta tesitura, en el presente conoceremos las obligaciones esenciales que deben observar las empresas IMMEX que cuentan con Certificación de IVA e IEPS con el propósito de estar preparados para una visita de inspección por parte de las autoridades aduaneras.
I. Empresas IMMEX Certificadas en IVA e IEPS
Las empresas que pretendan efectuar importaciones temporales para producir bienes finales o prestar servicios de exportación para retornarlos al extranjero pueden tramitar el programa IMMEX (Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicios de Exportación) ante la Secretaría de Economía. En la actualidad, existen alrededor de 6,108 empresas autorizadas con alguna de las 5 modalidades de albergue, controladora, industrial, servicios y terciarización.
El Registro en el Esquema de Certificación de Empresas (RECE) agrupa diversas modalidades de autorizaciones como son la Certificación de IVA e IEPS, el Operador Económico Autorizado y los Socios Comerciales Certificados, con sus respectivos rubros, los cuales ofrecen diversos beneficios administrativos, legales y operativos a los actores del comercio exterior.
Hasta el 2 de enero de 2023, el SAT tiene registradas aproximadamente un total de 3,607 empresas Certificadas en IVA e IEPS bajo los rubros A, AA y AAA.
| Modalidades | Cantidad |
| Rubro A | 1,838 |
| Rubro AA | 363 |
| Rubro AAA | 1,237 |
| Total | 3,438 |
II. Beneficios de la Certificación de IVA e IEPS
Este esquema de certificación tiene por objetivo esencial ofrecer la aplicación de un crédito fiscal sobre el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto especial de producción y servicios (IEPS) en la importación de mercancías a través de programas de diferimiento de arancel[4], aunque también ofrece otros 4 beneficios administrativos y operativos.
III. Partes Interesadas en la Certificación de IVA e IEPS
Un elemento fundamental es identificar a los actores en el contexto interno o externo sobre todo por las obligaciones que deben cumplirse y los riesgos que se representan en la administración de la certificación de IVA e IEPS.
| Partes Interesadas Internas | Partes Interesadas Externas |
| EmpleadosRepresentante LegalSocios o Accionista | ProveedoresAutoridades AduanerasClientes |
Los controles efectivos de la información y documentación que podrán implementar los departamentos de comercio exterior para llevar el debido cumplimiento serán acorde a los usuarios que participen en la operación aduanera, por lo tanto, de forma enunciativa más no limitativa, se mencionan algunos de ellos a continuación:
1. Empresa – Departamento de Contabilidad o Finanzas
- Cumplir con sus obligaciones fiscales y aduaneras.
- Hacer pública la opinión positiva de cumplimiento.
- Contar con clientes y proveedores activos.
- No estar listado por el SAT como empresa incumplida o que realiza operaciones inexistentes.
- Registrar los domicilios ante el SAT donde realiza actividades productivas o prestación de servicios, así como mantenerse localizado en todo momento.
- Llevar la contabilidad electrónica.
- Contar con los sellos digitales de la e.firma vigente.
- Mantener con el medio de contacto actualizado en el buzón tributario.
- Realizar el pago anual de derechos de $35,575 m.n.
- Contar con inversión e infraestructura en territorio nacional.
- Realizar el pago de créditos fiscales o garantizarlos, según corresponda.
- Contar con una carpeta o expediente independiente que contenga la documentación que acredite la inversión en territorio nacional, comprobante de domicilio, documentos que acredite la infraestructura, en caso de ser requerido por la autoridad.
2. Empresa – Departamento de Recursos Humanos
- Registrar el personal mínimo requerido en el IMSS y/o debidamente subcontratado.
- Retener y enterar el ISR de los trabajadores.
- Nombrar personal encargado de mantener el cumplimiento de las obligaciones de la certificación.
- Contar con una carpeta o expediente de los empleados que contenga la Cédula de Determinación de Cuotas del Sistema Único de Autodeterminación del último bimestre con su pago de cuotas obrero patronales, en caso de ser requerido por la autoridad.
3. Empresa – Departamento de Legal
- Constituirse de acuerdo con la legislación mexicana.
- Contar con el legal uso o goce del inmueble en donde realiza los procesos productivos o la prestación de servicios.
- Atender procedimientos de querella o denuncia penal en contra de socios, accionistas, representante legal o integrantes de la administración de la empresa.
- Contar con una carpeta o expediente independiente que contenga el acta constitutiva y modificaciones, diagramas de la estructura accionaria y corporativa contratos de arrendamiento o comodatos, pagos de arrendamiento, en caso de ser requerido por la autoridad.
4. Empresa – Departamento de Aduanas o Comercio Exterior
- Estar activo en el padrón de importadores y sectoriales.
- Cumplir con el porcentaje de retorno del 60% de las importaciones temporales en el periodo de 12 meses.
- Describir las actividades relacionadas con los procesos productivos o prestación de servicios.
- Acreditar con documentación e información la continuidad del proyecto de exportación.
- Solicitar autorización especial para mercancías sensibles y destinarlas para los fines autorizados.
- Mantener las mercancías importadas temporalmente en los domicilios registrados.
- Cumplir con los requisitos especiales para los rubros AA y AAA.
- Llevar sistema de control de inventarios actualizado.
- Contar con programa IMMEX vigente.
- Contar con una carpeta o expediente independiente que contenga la información del control de inventarios, pedimentos, destino de los desperdicios, autorización del IMMEX y sus modificaciones, en caso de ser requerido por la autoridad.
5. Empresa – Empleados, incluye el responsable (s) de la certificación
- Elaborar la solicitud o la renovación de la certificación de IVA e IEPS.
- Revisar el registro de las operaciones en el SCCCyG.
- Presentar los informes de descargo en el SCCCyG.
- Elaborar matriz de riesgos sobre los causales de requerimiento y cancelación de la CIVA.
- Presentar los avisos de modificaciones conforme a la regla 7.2.1 de las RGCE para 2023.
- Atender las inspecciones o visitas de supervisión de cumplimiento de las autoridades aduaneras
- Revisar el cumplimiento de las obligaciones de los socios, accionistas, representes legales o integrantes de la administración.
- Revisar el cumplimiento de los proveedores nacionales.
- Mantener actualizado la información de los clientes y proveedores extranjeros.
- Auditar periódicamente las operaciones que gozaron del crédito fiscal del IVA e IEPS.
- Coordinar las actividades de cumplimiento de las obligaciones con el área de finanzas, jurídico, producción, recursos humanos, etc.
- Cumplir con todas las demás obligaciones relacionadas con la certificación.
- Informar sobre el estatus de la certificación y los hallazgos detectados por un periodo determinado.
- Implementar indicadores de desempeño, cumplimiento y su monitoreo.
- Contar con una carpeta o expediente independiente que contenga la información el proceso productivo o de servicios, además de las personas que participen como enlaces operativos, en caso de ser requerido por la autoridad.
6. Empresa – Socios o Accionista
- Cumplir con sus obligaciones fiscales, o que acredite que no se encuentre obligado a tributar en México.
- No estar vinculado con empresas que hayan sido canceladas de las CIVA bajo ciertos supuestos.
- No tener denuncia o querella interpuesta por el SAT.
- Contar con una carpeta o expediente que relacione a los socios y accionistas, en caso de ser requerido por la autoridad.
7. Empresa – Representante Legal con actos de dominio
- Cumplir con sus obligaciones fiscales.
- No tener denuncia o querella interpuesta por el SAT.
- Contar con una carpeta o expediente que acredite la representación legal con actos de dominio, en caso de ser requerido por la autoridad.
8. Empresa – Administrador o integrantes de la administración
- Cumplir con las obligaciones fiscales.
- No estar vinculado con empresas que hayan sido canceladas de las CIVA bajo ciertos supuestos.
- No tener denuncia o querella interpuesta por el SAT.
- Contar con una carpeta o expediente que acredite ser administrador único o ser integrante de la administración, en caso de ser requerido por la autoridad.
9. Clientes y proveedores extranjeros
- Tener relación comercial con la empresa certificada que acrediten el proyecto de exportación.
- Mantener actualizado los datos de la razón social, domicilio y número de identificación fiscal.
- Contar con una carpeta o expediente de los últimos 12 meses, en caso de ser requerido por la autoridad.
10. Proveedores nacionales
- Tener relaciones de negocios con empresas que realicen transferencias virtuales, en su caso.
- Cumplir con sus obligaciones fiscales y aduaneras.
- Mantener actualizado los datos de la razón social, domicilio y número de identificación fiscal.
- No estar listado por el SAT como empresas incumplidas o que realiza operaciones inexistentes.
- Contar con una carpeta o expediente de los últimos 6 meses, en caso de ser requerido por la autoridad.
11. Autoridades Aduaneras
- Realizar los procedimientos de autorización, requerimientos, suspensión o cancelación de la CIVA.
- Efectuar las inspecciones o visitas de supervisión de cumplimiento de obligaciones a los contribuyentes autorizados con la CIVA.
- Mantener actualizado los saldos de las empresas activas en el SCCCyG.
- Informar sobre los criterios o modificaciones realizadas al SCCCyG.
IV. Presentación de Avisos de las Empresas Certificadas
El departamento de aduanas o de comercio exterior tendrá la responsabilidad de coordinarse con otras áreas para solicitar la información y documentación que haya sufrido modificaciones vinculadas con la certificación de IVA con el propósito de presentar los avisos electrónicos en tiempo y forma ante la AGACE a través de la Ventanilla Única. Por ejemplo:
| Presentación de Avisos 7.2.1 RGCE 2023 | VU / Plazo Formato A1* |
| Aviso por cambio de denominación o razón social, o domicilio fiscal, o domicilios donde realiza el proceso productivo. | 5 DH siguientes |
| Aviso de modificaciones de socios, accionistas, miembros o integrantes, administrador único o consejo de administración y representantes legales. | Mes inmediato siguiente |
| Aviso de modificaciones de clientes y proveedores extranjeros con los que realizaron operaciones de comercio exterior y proveedores nacionales. | Mes inmediato siguiente |
| Aviso cuando varíe o cambie la situación respecto del documento con el que se haya acreditado el legal uso y goce del inmueble o inmuebles en donde se lleven a cabo los procesos productivos o la prestación de servicios según se trate, referente a la vigencia, las partes y domicilio. | 5 DH siguientes* |
| Aviso de fusión o escisión de dos o más personas morales que cuenten con Registro en el Esquema de Certificación de Empresas, en cualquiera de sus modalidades y subsista una de ellas. | 10 DH siguientes |
| Aviso de fusión o escisión de empresas con Registro en el Esquema de Certificación de Empresas cuando resulte una nueva sociedad, extinguiéndose una o más empresas con Registro en el Esquema de Certificación de Empresas vigente. | 10 DH siguientes |
| Aviso por fusión de una empresa que se encuentre registrada en el esquema de certificación de empresas con una o más empresas que no cuenten con el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas y subsista la que cuenta con dicho registro vigente. | 10 DH siguientes |
En resumen, es importante que el departamento de aduanas o comercio exterior mantenga plena observancia del cumplimiento de las obligaciones que impone la certificación de IVA e IEPS con la finalidad de continuar gozando de la aplicación de un crédito fiscal y evitar la pérdida de facilidades y la continuidad de las operaciones.
Fuentes de información:
Méndez Castro, Ricardo. Compliance Aduanero Mexicano. México. Editorial CUEJ. 2021.
Méndez Castro, Ricardo. Los Regímenes Aduaneros en México. México. Tirant lo Blanch. 2022.
“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
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Recently, the Tax Administration Service (SAT) announced through social media the Audit and Collection Master Plan for the period 2023[1] which contemplates coordinated strategies to carry out various audit actions in foreign trade operations, focusing mainly on temporary imports and verifications of origin, as well as on specific behaviors such as undervaluation, improper use of free trade agreements, and verification of compliance with obligations in terms of VAT and STPS certification.
In this regard, in this document we will learn about the essential obligations that IMMEX companies with VAT and STPS certification must comply with in order to be prepared for an inspection visit by the customs authorities.
I. IMMEX Companies with VAT and STPS Certifications
Companies that intend to make temporary imports to produce final goods or provide export services to return them abroad may apply for the IMMEX (Manufacturing, Assembly Plant and Export Services Industry) program with the Ministry of Economy. At present, there are approximately 6,108 companies authorized under one of the 5 types of shelter, controlling, industrial, services and outsourcing.[2]
The Registration in the Business Certification Scheme (Registro en el Esquema de Certificación de Empresas in Spanish or RECE) includes different types of authorizations such as VAT and STPS Certification, Authorized Economic Operator and Certified Business Partners, with their respective categories, which offer different administrative, legal and operational benefits to foreign trade agents.
As of January 2, 2023, SAT has registered a total of approximately 3,607 VAT and STPS certified companies under items A, AA and AAA.[3]
| Categories | Quantity |
| Item A | 1,838 |
| Item AA | 363 |
| Item AAA | 1,237 |
| Total | 3,438 |
II. Benefits of VAT and STPS Certification
The main purpose of this certification scheme is to offer the application of a tax credit on the value added tax (VAT) and the special tax on production and services (STPS) on the import of goods through tariff deferral programs[4], although it also offers four other administrative and operational benefits.[5]
III. VAT and STPS Certification Stakeholders
A fundamental element is to identify the stakeholders in the internal or external context, especially because of the obligations to be fulfilled and the risks involved in the administration of VAT and STPS certification.
| Internal Stakeholders | External Stakeholders |
| Employees, Legal Representative, Partners or Shareholder | Suppliers, Customs Authorities and Customers |
The effective controls of information and documentation that may be implemented by the foreign trade departments to ensure compliance will be in accordance with the users participating in the customs operation, therefore, by way of illustration but not limitation, some of them include the following:
1. Company – Accounting or Finance Department
- Complying with tax and customs obligations.
- Making public the positive opinion of compliance.
- Having active customers and suppliers.
- Not being listed by the SAT as a non-compliant company or one that performs non-existent operations.
- Registering the addresses with SAT where you carry out productive activities or provide services, as well as keep track of your location at all times.
- Electronic accounting.
- Having the digital seals of the electronic signature (e.firma) in force.
- Keeping the contact information updated in the tax mailbox.
- Making the annual duty payment of $35,575 pesos.
- Having investment and infrastructure in the national territory.
- Paying tax credits or guaranteeing them, as applicable.
- Having a separate folder or file containing the documentation evidencing the investment in national territory, proof of address, documents evidencing the infrastructure, if required by the authority.
2. Company – Human Resources Department
- Registration of the minimum required personnel with the IMSS and/or duly subcontracted.
- Withholding and payment of workers’ income tax.
- The appointment of personnel in charge of maintaining compliance with the certification obligations.
- Having a folder or file of the employees containing the Contribution Determination Form of the Single Self-Determination System of the last two-month period with their payment of employer contributions, in case it is required by the authority.
3. Company – Legal Department
- Incorporated in accordance with Mexican law.
- Having the legal use or enjoyment of the real estate where the productive processes or services are rendered.
- Handling of criminal complaint procedures against partners, shareholders, legal representatives or members of the company’s administration.
- Having a separate folder or file containing the articles of incorporation and amendments, diagrams of the shareholding structure and corporate lease or commodatum contracts, lease payments, if required by the authority.
4. Company – Customs or Foreign Trade Department
- Being active in the importers and sectorial registry.
- Compliance with the return rate of 60% of temporary imports in the 12-month period.
- Description of activities related to production processes or services rendered.
- Evidence with documentation and information of the continuity of the export project.
- Requesting special authorization for sensitive goods and use them for the authorized purposes.
- Maintaining temporarily imported goods at registered addresses.
- Compliance with the special requirements for AA and AAA items.
- Keeping the inventory control system updated.
- Having an IMMEX program in force.
- Having a separate folder or file containing information on inventory control, customs declarations, destination of waste, IMMEX authorization and its modifications, in case it is required by the authority.
5. Company – Employees, including the person(s) responsible for certification
- Preparation of the application or renewal of the VAT and STPS certification.
- Reviewing the recording of transactions in the Credit and Guarantee Account Control System (SCCCyG).
- Submission of discharge reports to the Credit and Guarantee Account Control System (SCCCyG).
- Preparation of risk matrix on the grounds for CIVA (VAT and STPS Certification) requirement and cancellation.
- Submission of notices of modifications in accordance with rule 7.2.1 of the General Foreign Trade Rules for 2023.
- Compliance inspections or supervisory visits of the customs authorities.
- Reviewing compliance with the obligations of the partners, shareholders, legal representatives or members of the administration.
- Reviewing compliance of domestic suppliers.
- Maintaining updated information on foreign customers and suppliers.
- Auditing periodically the operations that benefited from the VAT and STPS tax credit.
- Coordinating compliance activities with Finance, Legal, Production, Human Resources, etc.
- Compliance with all other obligations related to the certification.
- Reporting on the status of certification and the findings detected for a given period.
- Implementation of performance and compliance indicators and their monitoring.
- Having a separate folder or file containing information on the production process or services, in addition to the persons who participate as operational liaisons, if required by the authority.
6. Company – Partners or Shareholder
- Compliance with tax obligations, or proof that they are not required to pay taxes in Mexico.
- Not being related to companies that have been canceled from the CIVA (VAT and STPS Certification) under certain circumstances.
- No complaint or lawsuit filed by the SAT.
- Having a folder or file that lists the partners and shareholders, in case it is required by the authority.
7. Company – Legal representative with acts of ownership
- Compliance with tax obligations.
- No complaint or lawsuit filed by the SAT.
- Having a folder or file that proves the legal representation with acts of ownership, in case it is required by the authority.
8. Company – Administrator or members of the administration
- Compliance with tax obligations.
- Not being related to companies that have been canceled from the CIVA (VAT and STPS Certification) under certain circumstances.
- No complaint or lawsuit filed by the SAT.
- Having a folder or file that proves being the sole administrator or being a member of the administration, in case it is required by the authority.
9. Foreign customers and suppliers
- Having a commercial relationship with the certified company that evidences the export project.
- Keeping the company name, address and tax identification number updated.
- Having a folder or file of the last 12 months, in case it is required by the authority.
10. Domestic suppliers
- Having business relationships with companies that carry out virtual transfers, if applicable.
- Compliance with tax and customs obligations.
- Keeping the company name, address and tax identification number updated.
- Not being listed by the SAT as non-compliant companies or performing non-existent operations.
- Having a folder or file of the last 6 months, in case it is required by the authority.
11. Customs Authorities
- Conducting the procedures for authorization, requirements, suspension or cancellation of the CIVA (VAT and STPS Certification).
- Conducting inspections or supervisory visits for compliance with obligations to taxpayers authorized with the CIVA (VAT and STPS Certification).
- Keeping updated the balances of active companies in the Credit and Guarantee Account Control System (SCCCyG).
- Reporting on the criteria or modifications made to the Credit and Guarantee Account Control System (SCCCyG).
IV. Presentación de Avisos de las Empresas Certificadas
El departamento de aduanas o de comercio exterior tendrá la responsabilidad de coordinarse con otras áreas para solicitar la información y documentación que haya sufrido modificaciones vinculadas con la certificación de IVA con el propósito de presentar los avisos electrónicos en tiempo y forma ante la AGACE a través de la Ventanilla Única. Por ejemplo:
| Presenting Notices 7.2.1 General Foreign Trade Rules 2023 | VU / Deadline Format A1* |
| Notice of change of name or corporate name, or tax address, or addresses where the production process is carried out. | Subsequent 5 working days |
| Notice of changes in partners, shareholders, members, sole administrator or board of directors and legal representatives. | Subsequent month |
| Notice of modifications of foreign customers and suppliers with whom foreign trade operations were performed and domestic suppliers. | Subsequent month |
| Notice when the situation changes or varies with respect to the document evidencing the legal use and enjoyment of the real estate where the productive processes or the rendering of services are carried out, as the case may be, regarding the validity, the parties and address. | Subsequent 5 working days* |
| Notice of merger or spin-off of two or more legal entities that are registered in the Business Certification Scheme, in any of its categories, and one of them remains. | Subsequent 10 working days |
| Notice of merger or spin-off of companies registered in the Business Certification Scheme when a new company is created, with the termination of one or more companies registered in the Business Certification Scheme in force. | Subsequent 10 working days |
| Notice of merger of a company that is registered in the business certification scheme with one or more companies that are not registered in the Business Certification Scheme and the company with such registration remains in force. | Subsequent 10 working days |
In summary, it is important that the customs or foreign trade department maintains full compliance with the obligations imposed by the VAT and STPS certification in order to continue benefiting from the application of a tax credit and avoid the loss of facilities and the continuity of operations.
Source:
Méndez Castro, Ricardo. Compliance Aduanero Mexicano. México. Editorial CUEJ. 2021.
Méndez Castro, Ricardo. Los Regímenes Aduaneros en México. México. Tirant lo Blanch. 2022.
“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting and ensuring compliance with foreign trade operations”.
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